اخراج یک کارمند به نحوی که به روابط آسیب نرساند و از ایجاد دلخوری جلوگیری شود، به دقت و حرفه‌ای‌گری نیاز دارد. در این روزنوشته به مراحل حرفه‌ای و شخصی سازی شده اخراج بدون تنش می پردازیم.
۱. ارزیابی عملکرد و مستندسازی
- جمع‌آوری اطلاعات: قبل از اقدام به اخراج، تمام دلایل و مستندات لازم از جمله ارزیابی‌های عملکرد، بازخوردها، و مواردی که باعث تصمیم به اخراج شده‌اند، را جمع‌آوری کنید.
- بررسی اقدامات اصلاحی: اطمینان حاصل کنید که فرد مورد نظر قبلاً فرصت برای بهبود عملکرد داشته و راه‌حل‌های اصلاحی به او پیشنهاد شده است (مثلاً آموزش‌ها یا جلسات مشاوره).
۲. آماده‌سازی و هماهنگی با واحد منابع انسانی
- اگر سازمان شما واحد منابع انسانی دارد، قبل از اقدام با آنها مشورت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا از فرآیندهای قانونی و بهترین شیوه‌ها برای اخراج پیروی کنید.
- تعیین شرایط خاتمه: درباره جزئیات شرایط خاتمه شامل پاداش‌ها، بیمه‌ها، مرخصی‌های استفاده نشده و هر نوع تسویه‌حساب، تصمیم‌گیری کنید.
۳. جلسه اطلاع‌رسانی (جلسه اخراج)
- زمان و مکان مناسب: جلسه را در یک مکان آرام و خصوصی برگزار کنید. از زمان‌های خاص مثل انتهای هفته استفاده کنید تا شخص زمان داشته باشد تا با این موضوع کنار بیاید.
- شفاف و محترمانه باشید: در شروع جلسه، به طور مستقیم و در عین حال مودبانه، علت تصمیم را بیان کنید. از زبان مثبت استفاده کنید و بر روی مستندات و دلایل منطقی تاکید کنید.
- احساسات او را درک کنید: به احساسات فرد احترام بگذارید و به او اجازه دهید تا حرف بزند. این به کاهش تنش کمک می‌کند.
۴. پیشنهاد کمک و حمایت
- اگر امکان دارد، پیشنهاد کمک برای پیدا کردن شغل جدید یا معرفی به کارفرمایان دیگر را بدهید. این اقدام نشان‌دهنده حسن نیت شماست و می‌تواند به حفظ روابط کمک کند.
- پیشنهاد تسویه‌حساب منصفانه: اگر مزایای ویژه‌ای مثل پرداخت اضافی یا زمان بیشتر برای ترک شرکت ارائه دهید، می‌تواند کمک کند فرد احساس ارزشمندی کند و دلخوری کاهش یابد.
۵. انجام رسمی مراحل اداری
- امضای اسناد مربوط به خاتمه کار: در این مرحله، از فرد بخواهید تمام اسناد و مدارک لازم را امضا کند. این شامل تسویه‌حساب، بیمه‌ها، و هر گونه مستندات اداری دیگر است.
- اطلاع‌رسانی به دیگر کارکنان: با دقت و به شکل مختصر به دیگر کارکنان اعلام کنید که فرد مورد نظر از شرکت خارج شده است. از هرگونه بحث یا توضیحات اضافی که به روابط داخلی آسیب بزند، پرهیز کنید.
۶. پیگیری و حفظ رابطه
- ارتباط را باز نگه دارید: بعد از اخراج، در حدی که مناسب است، رابطه را حفظ کنید و به او نشان دهید که این تصمیم تنها در چارچوب مسائل حرفه‌ای بوده است.
- ارائه بازخورد مثبت: اگر ممکن است، بازخوردهای مثبت و توانایی‌های شخص را به او یادآوری کنید تا احساس نکند که کل دوران کاری‌اش بی‌ارزش بوده است.
۷. بررسی وضعیت تیم
- حفظ انگیزه تیم: بعد از اخراج، با تیم صحبت کنید تا از حفظ روحیه و انگیزه تیم اطمینان حاصل کنید. به آنها نشان دهید که تصمیم بر مبنای نیازهای شرکت بوده و به هیچ وجه شخصی نیست.
